Datenschutzerklärung TalentStudio

1. Geltungsbereich

„Talent Studio“ ist das Angebot der IHK Berlin für Berliner Unternehmen und Recruiter. Technisch nutzt es die Plattform der Ankaadia GmbH, die unter app.ankaadia.com erreichbar ist. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Plattform im Rahmen des Talent Studios sowie für die Registrierungsseite für Unternehmen unter app.ankaadia.com/ihktalentstudio. Die Daten des Talent Studios werden auf der Plattform in einem eigenen, von anderen Nutzern getrennten Bereich (Mandant) verarbeitet. Das Talent Studio umfasst zwei Bereiche:

• Berlin TalentPool: Recruiterinnen und Recruiter (z. B. Personaldienstleister, Vermittlungsagenturen, Partnerorganisationen) stellen Profile internationaler Fachkräfte ein, die registrierte Unternehmen (Mitgliedsunternehmen der IHK Berlin) einsehen und anfragen können.
• Workflow-Engine: Unternehmen und ihre Partner wickeln darüber Prozesse der Erwerbsmigration ab, etwa Berufsanerkennung, Visum, Aufenthaltstitel und Einreise.

Für die allgemeine Website der IHK Berlin gilt deren eigene Datenschutzerklärung. Für die Website ankaadia.com gilt die Datenschutzerklärung der Ankaadia GmbH.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Talent Studio ist die

Die IHK Berlin ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie unterliegt als öffentliche Stelle der DSGVO und dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG).

3. Datenschutzbeauftragte der IHK Berlin

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der IHK Berlin erreichen Sie unter der oben genannten Anschrift (z. H. der Datenschutzbeauftragten), telefonisch unter +49 30 31510-488 oder per E-Mail an datenschutz@berlin.ihk.de.

4. Technischer Betrieb durch die Ankaadia GmbH (Auftragsverarbeiter)

Die IHK Berlin hat die Ankaadia GmbH mit der Bereitstellung, dem Hosting und dem technischen Betrieb des Talent Studios beauftragt:

Ankaadia verarbeitet Ihre Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der IHK Berlin auf Grundlage eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ankaadia nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke. Datenschutzbeauftragter der Ankaadia GmbH ist Dr. Christian Steinmann (christian.steinmann@ankaadia.com). Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte vorrangig an die IHK Berlin; bei Ankaadia eingehende Anfragen leiten wir an die IHK Berlin weiter.

5. Rechtsgrundlagen im Überblick

Die IHK Berlin betreibt das Talent Studio zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe, die gewerbliche Wirtschaft zu fördern und die Fachkräftesicherung ihrer Mitgliedsunternehmen zu unterstützen (§ 1 Abs. 1 IHKG). Rechtsgrundlage ist daher in erster Linie Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 1 IHKG und § 3 BlnDSG. Soweit wir Ihre Einwilligung einholen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Grundlage. Gesetzliche Pflichten erfüllen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In den folgenden Abschnitten nennen wir die jeweils einschlägige Grundlage.

6. Bereitstellung der Plattform und Server-Logfiles

Beim Aufruf des Talent Studios verarbeitet der Server automatisch technische Daten, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei, Statuscode und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (z. B. die Seite der IHK Berlin, von der Sie kommen)
• Browsertyp und -version, Betriebssystem

Diese Daten sind nötig, um die Plattform auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BlnDSG. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Zur Speicherdauer siehe Abschnitt 17.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per TLS (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser).

Das Talent Studio wird ausschließlich in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland) betrieben. Anfragen nimmt ein Reverse Proxy entgegen, der nur verschlüsselte HTTPS-Verbindungen zulässt; die öffentlich erreichbare Infrastruktur ist durch den DDoS-Schutz von Hetzner gesichert.

7. Cookies und lokale Speicherung

Das Talent Studio und die Registrierungsseite verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien (z. B. Session-Token für den Login, Spracheinstellung, Sicherheits-Token gegen Cross-Site-Request-Forgery). Ohne sie ist eine Anmeldung und Nutzung nicht möglich. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Session-Cookies werden beim Schließen des Browsers bzw. beim Logout gelöscht, übrige technische Cookies nach Ablauf ihrer jeweiligen Gültigkeit.

Wir setzen im Talent Studio und auf der Registrierungsseite keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Tools und keine Social-Media-Plugins ein. Daher ist kein Cookie-Banner erforderlich.

8. Registrierung von Unternehmen

Über die Registrierungsseite, auf die Sie von der Website der IHK Berlin gelangen, können sich interessierte Unternehmen für das Talent Studio anmelden. Wir verarbeiten dabei:

• Firma, Rechtsform, Anschrift
• Anrede, Vor- und Nachname, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson
• Zeitpunkt der Registrierung

Pflichtfelder sind gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir die Registrierung nicht bearbeiten. Die Registrierungsseite betreibt die Ankaadia GmbH im Auftrag der IHK Berlin.

Prüfung und Freigabe: Nach der Registrierung prüft die IHK Berlin, ob die Voraussetzungen für die Nutzung erfüllt sind (insbesondere Mitgliedschaft bei der IHK Berlin). Dazu kann sie Ihre Angaben mit ihrem Mitgliederbestand abgleichen. Erst nach Freigabe erhalten Sie Zugang. Über das Ergebnis informieren wir Sie per E-Mail.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bearbeitung der Registrierung, Zugangsprüfung und Kontaktaufnahme zur Nutzung des Talent Studios; Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 1 IHKG. Daten von Ansprechpersonen verarbeiten wir nur, soweit dies für die Kommunikation mit dem Unternehmen erforderlich ist.

9. Nutzerkonto und Login

Für freigegebene Unternehmen und Recruiter wird ein persönliches Nutzerkonto angelegt; jedes Konto gehört genau einer Organisation (Mandant). Wir verarbeiten Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle und Berechtigungen. Nach der Anlage erhalten Sie eine E-Mail und legen Ihr Passwort selbst fest. Anmeldung und Passwortverwaltung erfolgen über den Authentifizierungsdienst Auth0 (siehe Abschnitt 14); an Auth0 werden nur Name, E-Mail-Adresse und technische Kennungen übermittelt. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche führen zur Sperre des Kontos, inaktive Sitzungen werden automatisch beendet.

Änderungen an Daten werden mit Benutzerkennung, Datum und Uhrzeit, geändertem Datenelement und Inhalt der Änderung protokolliert. Lesende Zugriffe werden nicht protokolliert.

Die Protokolle dienen der Nachvollziehbarkeit, der Rechte- und Rollenverwaltung und der Datensicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 1 IHKG sowie Art. 32 DSGVO.

Die Löschung Ihres Kontos können Sie jederzeit bei den Administratoren Ihrer Organisation oder bei der IHK Berlin beantragen. Weitere Nutzerinnen und Nutzer Ihrer Organisation können durch Ihre Organisations-Administratoren eingeladen werden; diese informieren die Eingeladenen über diese Datenschutzerklärung.

10. Berlin TalentPool – Daten internationaler Fachkräfte

Dieser Abschnitt richtet sich vor allem an Fachkräfte, deren Profil im Berlin TalentPool gespeichert ist.

Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO): Ihre Daten erheben wir in der Regel nicht direkt bei Ihnen. Sie werden von der Recruiting-Organisation eingestellt, mit der Sie zusammenarbeiten (z. B. eine Vermittlungsagentur, ein Personaldienstleister, eine Auslandshandelskammer, NGO oder Hochschule). Soweit Sie Ihr Profil selbst pflegen, stammen die Daten von Ihnen.

Verarbeitete Daten:

• Stammdaten: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnland, Kontaktdaten
• Beruflicher Werdegang: Qualifikation, Abschlüsse, Berufserfahrung, Fachgebiete
• Sprachkenntnisse und Sprachzertifikate
• Stand der Berufsanerkennung in Deutschland
• Wünsche zu Einsatzort, Eintrittstermin und Arbeitszeit
• Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und ggf. ein Foto, soweit hochgeladen

Zweck: Vermittlung zwischen internationalen Fachkräften und Berliner Unternehmen. Registrierte Unternehmen können Profile – je nach Einstellung der einstellenden Organisation ggf. zunächst ohne direkte Kontaktdaten – einsehen, filtern und Interesse anmelden.

Rechtsgrundlage: Die einstellende Organisation holt vor dem Einstellen Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder stützt sich auf eine andere eigene Rechtsgrundlage. Die IHK Berlin stellt die Profile auf dieser Grundlage und nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 1 IHKG im Berlin TalentPool bereit. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – gegenüber der einstellenden Organisation oder der IHK Berlin. Ihr Profil wird dann aus dem Berlin TalentPool entfernt.

Eigener Zugang für Fachkräfte: Die einstellende Organisation kann Sie zum Talent Studio einladen. Sie erhalten dann einen eigenen Zugang und können Ihr Profil, Ihre Dokumente und die Sie betreffenden Prozesse einsehen und bearbeiten. Sie können jederzeit wieder ausgeladen werden.

Besondere Kategorien: Das Talent Studio fordert keine Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Religion, Gesundheit) an. Machen Sie solche Angaben dennoch freiwillig, etwa in einem Lebenslauf, erfolgt dies auf Ihre eigene Entscheidung.

11. Workflow-Engine – Abwicklung der Erwerbsmigration

Sobald ein Unternehmen eine Fachkraft einstellen möchte, kann der Prozess der Erwerbsmigration in der Workflow-Engine abgewickelt werden. Neben den Profildaten können dabei verarbeitet werden:

• Reisepass- und Ausweisdaten, Aufenthaltstitel, Visumsdaten
• Arbeitsvertrag bzw. Arbeitsplatzangebot, Gehalt, Arbeitszeit, Einsatzort
• Anerkennungsunterlagen und -bescheide, Sprach- und Qualifikationsnachweise
• Termine bei Botschaften und Behörden, Anträge und Bescheide
• Angaben zu Wohnung, Ankunft und Familienangehörigen, soweit für den Prozess nötig

Zweck und Rechtsgrundlage: Vorbereitung, Koordination und Dokumentation des Einwanderungs- und Anerkennungsverfahrens zwischen Fachkraft, Arbeitgeber, Recruiting-Organisation und Behörden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsvertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen durch den Arbeitgeber) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 1 IHKG für die Bereitstellung durch die IHK Berlin.

Übermittlung an Behörden: Daten werden nur auf Veranlassung der beteiligten Nutzer und nur im erforderlichen Umfang an zuständige Stellen übermittelt, z. B. an Ausländerbehörden (in Berlin das Landesamt für Einwanderung), Auslandsvertretungen, die Bundesagentur für Arbeit, das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten oder Anerkennungsstellen wie die IHK FOSA.

12. Verantwortung der nutzenden Organisationen

Unternehmen und Recruiting-Organisationen, die im Talent Studio Daten von Fachkräften einstellen, einsehen oder in Workflows verarbeiten, sind für diese Verarbeitung jeweils selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass sie die Daten rechtmäßig verarbeiten und an andere Nutzer weitergeben dürfen, und die betroffenen Fachkräfte über ihre eigene Datenverarbeitung informieren. Wenn ein Unternehmen ein Profil aus dem Berlin TalentPool übernimmt, verarbeitet es diese Daten ab dann auch nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen.

13. E-Mail-Benachrichtigungen und Support

Das Talent Studio versendet systembezogene E-Mails, z. B. zur Bestätigung der Registrierung, zur Freigabe, zum Zurücksetzen des Passworts oder zu neuen Aufgaben in einem Workflow. Wenn Sie sich an den Support wenden (support@ankaadia.com oder Ihre Ansprechperson bei der IHK Berlin), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 1 IHKG. Werbliche Newsletter werden über das Talent Studio nicht versendet.

14. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Innerhalb der IHK Berlin erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff, die mit Betreuung und Freigabe des Talent Studios befasst sind. Andere Nutzer sehen Daten nur im Rahmen der ihnen eingeräumten Rechte (z. B. ein Unternehmen nur die für es freigegebenen Profile und seine eigenen Workflows).

Als Auftragsverarbeiter setzt die Ankaadia GmbH mit Zustimmung der IHK Berlin folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

Mit allen Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht, etwa eine gesetzliche Pflicht.

15. Übermittlung in Drittländer

Anwendungsdaten und Dokumente werden ausschließlich in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) gespeichert. Die Anmeldedaten verarbeitet Auth0 in AWS-Rechenzentren in der EU; sie verlassen den EU-Datenschutzraum planmäßig nicht. Da Auth0 ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, umfasst der Vertrag mit Auth0 zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) für den Fall eines Zugriffs aus einem Drittland. Für den Versand von System-E-Mails nutzen wir Twilio, ein Unternehmen mit Sitz in den USA. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und Inhalt der Benachrichtigung verarbeitet. Die Übermittlung ist abgesichert durch die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Davon zu unterscheiden ist der Datenaustausch, den die Fachkraft und die Recruiting-Organisation selbst veranlassen, etwa mit einer deutschen Auslandsvertretung im Herkunftsland oder einer dort ansässigen Agentur; dieser erfolgt in deren Verantwortung.

16. Optionale Plattformdienste

Sofern gewünscht, können im Talent Studio ggf. kostenpflichtige Plattformdienste genutzt werden, z. B. die Anmeldung bei Versicherungen, die Eröffnung von Bankkonten oder beglaubigte Übersetzungen. Die Nutzung ist freiwillig.

17. Speicherdauer

Wie lange Ihre Daten gespeichert werden, legt die IHK Berlin als Verantwortliche fest. Auskunft zu den Speicherfristen erhalten Sie bei der IHK Berlin unter datenschutz@berlin.ihk.de. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

18. Matching – keine automatisierte Entscheidung

Das Talent Studio kann Profile und Stellenbedarfe anhand von Kriterien wie Beruf, Qualifikation, Sprachniveau und Verfügbarkeit gegenüberstellen und Vorschläge anzeigen. Diese Vorschläge sind eine Hilfestellung. Ob ein Kontakt aufgenommen oder eine Person eingestellt wird, entscheiden ausschließlich Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Datensicherheit

Die IHK Berlin und Ankaadia schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere:

• ausschließlich TLS-verschlüsselte Verbindungen, auch innerhalb des Systems
• Verschlüsselung gespeicherter Daten (Datenbank mittels LUKS, Dokumente mittels serverseitiger Verschlüsselung, verschlüsselte Datensicherungen); die Schlüssel verwaltet allein Ankaadia
• serverseitig durchgesetzte Mandantentrennung und rollenbasiertes Berechtigungskonzept
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge, Kontosperre nach Fehlversuchen
• tägliche Datensicherungen mit 30 Tagen Aufbewahrung, Wiederanlauf im Katastrophenfall innerhalb von zwei Werktagen
• regelmäßige automatisierte Schwachstellenscans, Monitoring und ein jährliches Datenschutz-Audit
• Rechenzentrum mit Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und BSI C5; Mitarbeitende von Hetzner haben keinen Zugriff auf die Anwendungsdaten
• Verpflichtung aller Beschäftigten von Ankaadia auf Vertraulichkeit

20. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der IHK Berlin folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die IHK Berlin (datenschutz@berlin.ihk.de). Betreffen Ihre Rechte Daten, die eine Recruiting-Organisation oder ein Unternehmen eingestellt hat, können Sie sich auch direkt an diese wenden.

21. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die IHK Berlin ist:

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Talent Studio oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026